Infinity DMS

Ogni azienda, e più in generale ogni struttura organizzata, possiede, riceve e invia nel tempo volumi crescenti di dati e documenti. Le diverse fonti di provenienza, così come gli eterogenei formati cartacei ed elettronici, generano un continuo flusso di scambio, condivisione, distribuzione e comunicazione di documenti. La mole di dati che ne deriva troppo spesso non viene gestita in maniera organizzata, razionale e accessibile, rendendone difficile la fruizione con impatto negativo sul tempo e sul costo del lavoro. Per ovviare a questo problema nasce Infinity DMS, la soluzione per la completa gestione dei documenti, che consente di gestire articolati processi documentali.

Infinity DMS
Caratteristiche e vantaggi
Automazione e controllo dei processi aziendali

Incrementa l’efficienza aziendale, offrendo strumenti e logiche di workflow che riducono i tempi di latenza delle informazioni, rendendole immediatamente fruibili e condivisibili. In abbinamento con il Business Process Management, consente di disegnare, eseguire e controllare complessi processi aziendali che coinvolgono utenti interni ed esterni all’azienda.

Tracciabilità e reperibilità

Consente di catalogare e conservare più versioni dello stesso documento, tracciandone le revisioni realizzate nel tempo. Inoltre, potenti funzioni di ricerca applicabili sia agli attributi che al contenuto dei documenti consentono di trovare facilmente le informazioni cercate.

Facilmente integrabile

È nativamente integrabile con le applicazioni Zucchetti e interfacciabile con software di terze parti, garantendo l’uniformità e la reperibilità delle informazioni indipendentemente dalle applicazioni che le hanno prodotte.

Tanto facile quanto green!

Infinity DMS è utilizzabile via Internet e Intranet, quindi accessibile sempre e ovunque, e consente di semplificare i tempi di reperimento delle informazioni, abbattere i costi legati al cartaceo e organizzare in maniera efficiente i processi di creazione, condivisione e distribuzione dei documenti.

Funzionalità e vantaggi

Infinity DMS consente la dematerializzazione dei flussi cartacei (Paperless Office), l’organizzazione ottimale dei processi di condivisione e la distribuzione dei documenti. Permette di automatizzare e controllare i processi aziendali, migliorare l’efficienza ottimizzando tempi, costi e risorse. Migliora la collaborazione tra utenti interni e esterni all’azienda, semplifica la condivisione del patrimonio informativo aziendale e offre la possibilità di scansione massiva dei documenti.

Infinity DMS consente di acquisire e archiviare file e documenti in qualsiasi formato. L’acquisizione può avvenire per singolo documento, attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei, o in maniera massiva. L’archiviazione dei documenti può avvenire direttamente mediante altri applicativi opportunamente predisposti, tramite appositi web service o data Integrator, oppure mediante file descrittori per l’indicizzazione dei documenti.

Contemporaneamente all’acquisizione, potrà avvenire anche la classificazione manuale o automatica:

  • sfruttando le librerie di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) presenti nelle immagini;
  • tramite l’utilizzo di codici a barre apposti sul cartaceo da acquisire;
  • tramite file descrittori, ovvero file in formato xml contenenti le informazioni necessarie alla classificazione.

Ogni documento archiviato viene classificato in base a specifiche “classi documentali” liberamente create e gestite dall’utente. È disponibile un’apposita interfaccia che permette di preparare dei modelli per rendere automatica la classificazione dei documenti mediante il riconoscimento del contenuto in zone definite, oppure tramite il riconoscimento di appositi Barcode.

L’acquisizione può avvenire anche tramite un’apposita funzionalità per la protocollazione dei documenti in ingresso o uscita che consente di inviare direttamente sulla scrivania elettronica (MyDesk) di uno o più utenti il documento inviato o ricevuto. La funzione di Protocollazione permette una semplice e veloce distribuzione dei documenti in arrivo e partenza, riducendo i tempi di condivisione e collaborazione.

Una potente gestione delle versioni dei documenti archiviati consente di conservare l’evoluzione delle modifiche a un documento nel tempo, rendendole reperibili a qualsiasi stadio della sua evoluzione. È possibile effettuare modifiche al documento archiviato on-line e facilitare l’archiviazione dei documenti off-line.

La funzionalità di Check In e Check Out permette di gestire la simultaneità d’accesso allo stesso documento da parte di più utenti evitando che si generino conflitti sul documento in lavorazione.

Determinate funzioni avanzate permettono la ricerca dei documenti archiviati per:

  • contenitore logico di appartenenza;
  • attributi e metadati, descrizione, classi documentali, parole chiave, autore ecc.;
  • relazioni con altre entità dell’applicazione;
  • libera ricerca nel contenuto dei documenti;
  • classe documentale.

La condivisione di documenti archiviati avviene in diverse modalità, fra cui l’accesso a cartelle condivise, opportunamente profilate e controllate, o la messa in evidenza sulla MyDesk utente di determinate categorie di documenti che necessitano di opportune azioni.

I documenti in lavorazione vengono gestiti assegnandoli a specifici gruppi di utenti e controllandone lo stato di completamento.
I modi per mettere a disposizione o distribuire i documenti a utenti interni o esterni all’azienda sono molteplici:

  • direttamente sulla scrivania virtuale di lavoro dell’utente;
  • tramite sistemi di notifiche automatiche;
  • mediante liste automatiche di distribuzione;
  • mediante protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto.

Tra le esigenze più sentite vi è quella di prevedere una modalità di inserimento e aggiornamento dei documenti più rapida e fruibile senza dover eseguire l’operazione di upload manuale.

Le soluzioni complete Olisystem

Infinity DMS è incluso nelle soluzioni Olisystem per diversi settori del mercato.

  • Tutti
  • Aziende di servizi
  • Industria
  • Ristorazione e commercio

App CRM Mobile

CRM Sales è l’app per le aziende che vogliono gestire i rapporti con clienti e potenziali direttamente dai propri dispositivi mobile.

Cloud server e Private Cloud

Le soluzioni Cloud sono configurabili in base alle esigenze e permettono di accedere alle risorse in ogni momento, in sicurezza.

Eventi e webinar

Organizziamo periodicamente dei workshop, tenuti da professionisti ed esperti, su alcune tematiche di stretta attualità, come ad esempio le nuove normative fiscali.

Server e virtualizzazione

Qualunque sia la dimensione della tua attività, con la giusta scelta di server, il tuo IT può diventare lo strumento di business che hai sempre desiderato.

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