Dipendenti, ma anche fornitori e clienti. Ogni singola persona che entra in contatto con l’azienda produce una mole più o meno ampia di documenti. E questi non devono essere solo creati: devono essere revisionati, gestiti, archiviati, condivisi, eventualmente modificati e quindi conservati nel tempo.

Si capisce così che la gestione documentale rappresenta un aspetto particolarmente delicato per qualsiasi tipologia di impresa, soprattutto ora che i dipendenti sono meno presenti in ufficio a causa della crisi sanitaria Covid-19. Se infatti tra novembre 2017 e marzo 2020 solamente 480 mila persone avevano usufruito di almeno un giorno per lavorare da casa, tra marzo e luglio 2020 questa fetta di persone è incrementata fino a 1,5 milioni.

Come è noto, lo smart working offre grandi vantaggi per le aziende e per i lavoratori, anche in un contesto di normalità come quello che ci aspetta una volta lasciata alle spalle la crisi sanitaria: per questo motivo è doppiamente importante ripensare i processi e le modalità per la gestione dei documenti del personale.

Si pensi a cosa vuol dire affrontare lo smart working all’interno di un’azienda in cui la gestione documentale viene fatta senza le necessarie tecnologie.

I documenti fondamentali per il normale svolgimento dell’attività aziendale, se in formato cartaceo, vengono condivisi mediante scansioni o fotografie, comportando ritardi, imprecisioni ed errori, ma non è tutto qui. Si pensi a quanto può diventare difficile la redazione di un documento a più mani, con le revisioni successive del medesimo progetto condivise via email all’interno di un gruppo di colleghi, con una lunga serie di aggiunte, di modifiche e di revisioni, rendendo estremamente difficile la gestione del processo di correzione con il proliferare di file differenti. Una volta ultimato, il file creato deve essere archiviato in uno dei terminali personali, senza quindi nessuna reale garanzia di un elevato livello di sicurezza.

La gestione documentale tradizionale è ormai insufficiente nella normale vita d’ufficio, e si conferma totalmente inadeguata di fronte alle esigenze tipiche dello smart working. Del resto, in uno scenario in cui ogni nuovo documento viene creato digitalmente, per quale motivo si dovrebbe ricorrere alla stampa?

Come anticipato, lo smart working assicura molti benefici, quali per esempio l’aumento della produttività e la riduzione dei costi per l’azienda. Indubbiamente, però, l’introduzione in forma emergenziale dell’home working ha messo in luce anche gli svantaggi per le aziende che non si erano adeguatamente preparate al passaggio.

Si parla, per esempio, del ridotto coinvolgimento aziendale, della difficoltà nella gestione degli orari lavorativi e della mancanza dei necessari strumenti informatici. In molti casi, però, le difficoltà maggiori sono nate proprio intorno alla gestione documentale.